Документация и документооборот в банках

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

- то, что является основанием для операции отражения в учете банка;

- то, на основе чего совершаются бухгалтерские записи;

- то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.

Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы- это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

- расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);

- кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);

- документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).

Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.

Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства было выяснено, что банк вопреки установленному порядку использовал бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать на исполняющий коммерческий банк имущественную ответственность за неисполнение получателем средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система банковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное требование - поручение 0401064, заявление на аккредитив 0401063, мемориальный ордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».

Полезная информация:

Метод минимизации структурного риска В. Вапника
Этот метод лежит в основе предлагаемого на российском рынке программного продукта по скорингу KXEN. Очевидно, что лучшей решающей функцией будет функция, минимизирующая уровень ошибки классификации (ожидаемый риск). Однако напрямую, тольк ...

АРМ в составе АБС
На современном этапе развития АБС все большее распространение получает рассредоточенная (распределенная) обработка информации. Этому способствует бурное развитие компьютерной техники, снижение ее стоимости, простота в обслуживание и экспл ...

Анализ порядка начисления и взыскания процентов по кредитному продукту «овердрафт»
Информационной базой для анализа начисления и взыскания процентов по кредиту являются данные синтетического учета (оборотные ведомости, бухгалтерские книги), аналитического учета (лицевые счета, журналы, картотеки), банковский баланс и др ...